Por qué partimos Bemmbo

Desde que estaba en el colegio que acompañaba a mi papá a la oficina los sábados por la mañana. Me gustaba ir porque podía jugar en la bodega (tenían una ferretería), y además siempre pedían empanadas. Y con una coca cola de por medio, no había mejor panorama.

De chico me parecía normal ver un escritorio como el de arriba, pero a medida que fui creciendo empecé a hacer preguntas, ¿por qué tantos papeles? ¿por qué escribir cheques? ¿Por qué “tickear” cada ítem de una factura para autorizar pagos?

Ya con un par de años de experiencia laboral me tocó trabajar en la ferretería unos meses, y ahí sí que no perdoné. Hice todas las preguntas que podía para entender bien porqué el proceso de pagos a proveedores era tan manual. En resumen: falta de tecnología y mucho control.

De todas las empresas me pregunté? o solo las ferreterías (que se deben imaginar están bien atrasadas en tecnología)?. Hablé con más de 50 empresas de diferentes industrias y todas tenían el dolor. Me di cuenta que lo único que ha cambiado en los últimos 15 años es que ahora en vez de papeles, hay planillas excel, y en vez de cheques, transferencias.

Si alguna vez han trabajado en tesorería o administración van a sentirse familiarizados con lo siguiente:

Para poder pagar lo primero que hacen las empresas es ir al SII y descargar el registro de compras y ventas, manualmente, probablemente todos los días. Eso lo importan en un excel, al que le tienen que agregar una fecha de vencimiento. Por separado deben descargar el detalle de las boletas de honorarios recibidas. En general en otra hoja u otra planilla excel.

Si es que tienen un equipo de más de 30 personas probablemente tengan que pagar rendiciones de gastos de los colaboradores. Típicamente las reciben por correo electrónico en un formato de rendición hecho en excel.

Si tienen ventas a personas (B2C) les puede tocar realizar devoluciones. Otra solicitud de pago que recibe tesorería. Y sí, probablemente en otra planilla excel.

Todos estos pagos, (sin hablar de arriendos, gastos comunes, luz, agua, etc.) están repartidos en muchos lados pero bueno, al menos están ordenados.

¿Qué toca ahora? Decidir si se debe pagar algo o no. Por que se haya recibido una factura en el SII no necesariamente se debe pagar, hay que preguntar quién solicitó el servicio o producto, si llegó o se entregó el servicio. Esto muchas veces es por correo, whatsapp, llamada y en el mejor de los casos un canal en slack. Eso obvio en el caso de que se sepa quién pidió algo, muchas veces toca adivinar según el proveedor y el área al que corresponda.​​

Cuando un pago está aprobado ahora hay que contabilizarlo. Contabilique? Ingresar estos datos manualmente al software contable. Imagínense teclear, por cada factura, el rut del proveedor, el número de folio y varios datos más para que el ERP o software contable sepa que la empresa debe pagar algo.

Después viene el pago en sí y aquí lo primero que hay que ver es cómo está la caja, no siempre se puede pagar todo, hay decisiones financieras importantes. Sin caja un negocio no anda.

Si hay caja entonces en general se paga de dos formas. Una persona manualmente ingresa una a una las transferencias en el banco (rut del beneficiario, correo, número de cuenta, monto, etc.), o la segunda es que generan un archivo en el formato del banco, este varía a veces es un excel, a veces csv, otras un txt. Y son bien mañosos, una coma o un cero de más y falla todo. Hacer ese archivo en general significa un par de horas, no es tan mágico como se lo podrían imaginar.

Ahora esperar a que el apoderado autorice en el banco.

Listo, pagado! Estamos listos o no? No! Ahora toca nuevamente ir al ERP o software contable y marcar como pagados cada uno de los documentos. Sí, teclear rut, folio, monto, etc. por cada pago… DE NUEVO!

Si se les hizo infinito leer todo lo que significa pagar, imagínense hacerlo. Solo hice un resumen pero hay muchos procesos manuales más entre medio. Y para qué hablar de cuando la planilla excel es compartida y alguno de los usuarios “pasa a llevar” una fórmula. O tener que responder correo a los proveedores, colaboradores y/o clientes para informar los estados de pago.

Con tanta manualidad además de ser poco eficientes, hay errores. Imagínense pagar 100 facturas al mes, traspapelarse con los números de los montos es algo humano. En general las empresas pagan doble o de más.

El problema con esto es que la caja es fundamental para las empresas. Si una ferretería vende martillos por $100 pesos, es porque probablemente los compro a $80. Si paga $90 se acaba el negocio, así de simple. Controlar los pagos es un proceso clave de las empresas.

Por todo lo que les conté arriba es que existe Bemmbo. Ayudamos a las empresas a simplificar su proceso de pagos, cómo? principalmente de 4 maneras:

1. Centralizamos todos los pagos en un solo lugar: Facturas, boletas de honorarios, rendiciones de gastos, devoluciones a clientes, anticipos a proveedores, pagos sin factura como arriendos, gastos comunes, etc.
2. Facilitamos la aprobación: Puedes crear reglas de aprobación según monto, proveedor, tipo de documento, etc. Estas reglas asignan automáticamente a un aprobador para que dé su visto bueno.
3. Pago: Usa nuestra billetera digital: Bemmbo Pay. Abona fondos y luego dispersa pagos instantáneamente. O descarga en 1 click el formato de nómina de tu banco con todos los datos rellenados.
4. Conciliación: No somos contables pero dejamos toda la contabilidad ordenada conciliando automáticamente con tu software contable.

Si tienes alguno de los dolores de arriba te invito a que veas como te podemos ayudar en www.bemmbo.com